Penghapusan Arsip KPPN Singaraja, Langkah Menuju Pengarsipan secara Elektronik sesuai SE_40 Tahun 2018

Singaraja, 8 Agustus 2018

Selama hampir dua dasawarsa, dokumen arsip KPPN Singaraja hanya tertumpuk dan tertumpuk masuk ke gudang arsip setiap tahunnya. Alhasil tumpukan arsip semakin menggunung dan ruang arsip pun semakin menyempit, bahkan sudah lebih dari tiga ruang gudang arsip yang telah digunakan. Diantara tumpukan dokumen tersebut, banyak arsip yang sudah lewat masa manfaatnya atau sudah kadaluarsa dan layak untuk dimusnahkan. Oleh karena itu, untuk memulai pengelolaan kearsipan yang lebih modern,dimulailah langkah pemusnahan arsip, yang dimulai dari pembongkaran gudang, identifikasi dokumen, pemilihan dan pemilahan, pencatatan ulang dan penyiapan administrasi penghapusan, sampai dengan penataan ulang arsip berjalan.

Dari ratusan karung arsip, tidak kurang dari 50 karung siap dimusnahkan karena telah melewati batas kadaluarsanya. Untuk mendukung proses penghapusan arsip tersebut berjalan dengan baik dan memenuhi ketentuan perundangan, KPPN Singaraja juga mengundang dan mendapat bantuan (asistensi) secara khusus dari beberapa pegawai/pejabat Kantor Pusat DJPb yang membidangi urusan kearsipan untuk memberikan bimbingan dan asistensi. Dalam pendampingan tersebut dilakukan juga pengecekan dan penelitian baik dari fisik dokumen maupun administrasi pengajuan usulan pemusnahannya sehingga sudah lengkap semuanya.

Saat ini secara paralel, administrasi proses penghapusan arsip sudah dalam proses di Sekretariat Jenderal Kemenkeu, dan sisa dokumen yang masih aktif pun sudah mulai diarsipkan secara elektronik, hingga pada saatnya nanti dokumen tidak lagi dikelola dengan hardcopy melainkan secara elektronik. Akhirnya, semoga arsip KPPN Singaraja semakin tertata dengan rapi, dan KPPN Sigaraja siap menyongsong era pengarsipan  elektronik secara modern.

Kembali

Bagikan berita melalui