Pelapor dapat menyampaikan pengaduan melalui email, website maupun kotak pengaduan dengan mengisi form pengaduan pada konter pelayanan atau fitur pengaduan, dengan menyertakan identitas yang jelas berupa nomor kontak dan nomor KTP/SIM/ yang berlaku. Komunikasi lebih lanjut atas laporan pengaduan yang disampaikan akan dilakukan melalui email/telepon/whatsapp pengirim laporan pengaduan.
Mekanisme penanganan pengaduan masyarakat pada BPSI Tanaman Hias, disajikan pada diagram berikut:
- Pengguna Jasa (perorangan/kelompok/badan hukum) mengajukan pengaduan dan menyerahkan materi aduan kepada petugas Penerima Pengaduan.
- Pemeriksaaan materi aduan atas Penyampaian Laporan Pengaduan. Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat akan menindak lanjuti dengan upaya Verifikasi/Klarifikasi/ Investigasi untuk mendapat kebenaran atas pengaduan tersebut dan laporan akan di lengkapi bukti-bukti yang di perlukan untuk proses lebih lanjut.
- a. Penyelenggara akan menanggapi pengaduan masyarakat paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak pengaduan diterima yang sekurang-kurangnya berisi informasi lengkap atau tidak lengkapnya Materi Aduan.
b. Dalam hal materi pengaduan tidak lengkap, maka Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat akan memberitahukan kepada pelapor untuk melengkapi Materi Aduan. - a. Pelapor melengkapi Materi Aduan paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja dihitung sejak materi aduan diterima oleh Petugas Penerima Pengaduan Masyarakat.
b. Dalam hal berkas aduan tidak dapat dilengkapi dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kerja tersebut. - a. Hasil tindaklanjut aduan penyelesaian pengaduan disampaikan selambat lambatnya dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak diputuskan.
b. Pelapor dianggap mencabut Laporan Pengaduannya. - Penyampaian Hasil Keputusan Laporan Pengaduan.