• Persyaratan Rekam Medis

  1. 1. Identitas pasien (KTP/KK/KIA/KIS) 2. Rujukan faskes tingkat pertama/Surat Kontrol 3. Kartu Berobat 4. Karcis pendaftaran sebagai Tracer 5. Form Resume Medis dari Asuransi terkait (Untuk klaim asuransi) 6. Bon permintaan peminjaman berkas rekam medis

• Alur Rekam Medis Rawat Jalan

  1. 1. Pasien melakukan registrasi di loket pendaftaran pasien rawat jalan; 2. Petugas rekam medis mengambil tracer dari loket pendaftaran dan melakukan retrieval berkas rekam medis; 3. Berkas medis pasien dikirimkan ke poliklinik tujuan; 4. Petugas poliklinik mencatat tanggal kunjungan, nama pasien, anamnesa, CPPT, jenis tindakan yang diberikan, dsb; 5. Dokter memeriksa dan mencatat hasil pemeriksaan, diagnosis serta terapi yang dilakukan; 6. Petugas di poliklinik baik perawat maupun bidan membuat laporan harian pasien rawat jalan; 7. Petugas poliklinik mengembalikan berkas rekam medis pasien rawat jalan ke Instalasi Rekam Medis beserta buku ekspedisi pengembalian berkas rekam medis sesuai dengan standar waktu yang ditentukan 1x24 jam setelah pelayanan selesai; 8. Petugas instalasi rekam medis memeriksa dan mengolah berkas rekam medis untuk di assembling, koding, analisis, indexing lalu membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit; 9. Berkas akan dikembalikan ke poliklinik apabila belum lengkap untuk segera dilengkapi dan dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis; 10. Berkas rekam medis yang sudah diolah akan disimpan di rak filing.

• Alur Rekam Medis Rawat Inap

  1. 1. Pasien membawa pasien ke IGD dengan membawa surat permohonan rawat inap dari dokter poliklinik/rujukan dari faskes lain/datang atas permintaan sendiri; 2. Keluarga pasien melakukan registrasi pasien di loket pendaftaran pasien rawat inap; 3. Petugas melakukan pendaftaran dan pencatatan dalam buku register penerimaan pasien rawat inap; 4. Petugas mengambil tracer dari loket pendaftaran dan melakukan retrieval berkas rekam medis; 5. Petugas mengirimkan berkas rekam medis ke IGD; 6. Pasien serta rekam medis diterima oleh petugas IGD dan dicatat pada buku register; 7. Dokter mencatat tentang riwayat penyakit, hasil pemeriksaan fisik, terapi serta semua tindakan yang diberikan kepada pasien pada rekam medis pasien dan menandatanganinya; 8. Perawat atau Bidan mencatat pengamatan dan pertolongan perawatan yang mereka berikan dalam catatan Perawat atau Bidan dan membubuhkan nama dan tanda tangannya; 9. Petugas ruangan melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan berkas medis pasien, sebelum diserahkan ke Instalasi Rekam Medis; 10. Setelah pasien keluar dari rumah sakit, rekam medis pasien segera dikembalikan ke Instalasi untuk diolah petugas rekam medis dengan standar waktu 2-3x24 jam setelah pasien pulang; 11. Petugas instalasi rekam medis memeriksa dan mengolah berkas rekam medis untuk di assembling, koding, analisis, indexing lalu membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit; 12. Berkas akan dikembalikan ke ruangan apabila belum lengkap untuk segera dilengkapi dan dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis; 13. Berkas rekam medis yang sudah diolah akan disimpan di rak filing.

• Alur Penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik

  1. 1. Pasien melakukan registrasi di loket pendaftaran pasien rawat jalan/rawat inap/IGD; 2. Petugas melakukan pengisian data identitas dan data sosial pasien pada SIMRS Khanza; 3. Data sosial yang sudah diinput akan terintegrasi secara otomatis ke unit-unit terkait sehingga dapat dilihat data-data sebelumnya pada SIMRS Khanza; 4. Petugas medis dan non medis yang memiliki hak akses melakukan pencatatan medis secara elektronik pada SIMRS Khanza secara lengkap, tepat dan akurat; 5. Apabila terdapat kesalahan pencatatan atau pendokumentasian dalam pengisian informasi klinis, Tenaga Kesehatan pemberi pelayanan kesehatan dapat melakukan perbaikan data secara mandiri dalam kurun waktu kurang dari 2x24 jam sejak data diinput. Apabila lebih dari 2x24 jam, maka petugas terkait harus mengajukan permintaan perbaikan data kepada Direksi, Perekam Medis dan IT; 6. Apabila pasien sudah pulang, petugas rekam medis akan melakukan pengolahan data medis pasien meliputi kegiatan koding, indexing, pelaporan dan analisis; 7. Catatan medis pasien secara elektronik akan secara otomatis tersimpan dalam server secara sistematis; 8. Verifikator akan melakukan input data untuk klaim pembiayaan; 9. Penjaminan mutu secara internal merupakan audit mutu Rekam Medis Elektronik yang dilakukan berkala oleh tim review Rekam Medis yang dibentuk oleh pimpinan Fasilitas Pelayanan Kesehatan dan dilakukan sesuai dengan pedoman Rekam Medis Elektronik; 10. Transfer isi Rekam Medis Elektronik sebagaimana merupakan kegiatan pengiriman Rekam Medis dalam rangka rujukan pelayanan kesehatan perorangan ke Fasilitas Pelayanan Kesehatan penerima rujukan; 11. Rekam Medis Elektronik yang disimpan oleh Fasilitas Pelayanan Kesehatan harus terhubung/terinteroperabilitas dengan platform layanan interoperabilitas dan integrasi data kesehatan yang dikelola oleh Kementerian Kesehatan yaitu Satu Sehat.

• Alur Permintaan Resume Medis untuk Klaim Asuransi

  1. 1. Pasien/keluarga menuju loket pendaftaran untuk melakukan registrasi terlebih dahulu dengan menunjukkan formulir permintaan resume; 2. Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien tersebut untuk keperluan permintaan resume medis; 3. Petugas mencatat nama pemohon dan petugas yang menerima, tanggal permintaan dan nomor HP pemohon pada buku registrasi permintaan resume medis pasien; 4. Petugas pendaftaran menyerahkan formulir tersebut ke petugas rekam medis; 5. Petugas rekam medis mengisikan data yang diperlukan untuk dimintakan catatan medis dan tanda tangan dokter yang merawat beserta berkas rekam medisnya; 6. Apabila resume medis tersebut sudah selesai, petugas akan menghubungi pasien/keluarga; 7. Petugas mencatat penerima dan tanggal penyerahan resume medis pada buku registrasi; 8. Pasien/keluarga melakukan pembayaran di kasir.

• Alur Peminjaman Berkas Rekam Medis

  1. • Pihak internal Untuk rekam medis elektronik yang bisa mengakses adalah petugas yang memiliki hak akses. a. Peminjam menghubungi petugas rekam medis untuk meminjam berkas rekam medis; b. Peminjam menyerahkan surat permintaan bon/ijin peminjaman BRM; c. Petugas menulis pada buku peminjaman berkas rekam medis (nama peminjam, tanggal peminjaman, nomor rekam medis dan nama pasien yang berkasnya dipinjam serta jenis keperluannya); d. Petugas menyediakan berkas rekam medis yang diminta; e. Berkas rekam medis tidak boleh dibawa keluar dari rumah sakit; f. Petugas mencatat tanggal berkas tersebut dikembalikan pada buku peminjaman. • Pihak eksternal a. Pihak eksternal yang boleh mengakses rekam medis dalam hal : 1. Untuk kepentingan kesehatan pasien; 2. Memenuhi perintah aparatur penegak hukum; 3. Permintaan atau persetujuan pasien sendiri; 4. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-undangan; 5. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan, klaim dan audit medis. b. Peminjam menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam dan menjelaskan keperluan peminjaman berkas tersebut; c. Petugas rekam medis menulis pada buku peminjaman rekam medis; d. Peminjaman hanya pada lingkungan rumah sakit dan tidak boleh dibawa keluar rumah sakit; e. Peminjaman selama jam kerja atau sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

·         Respon time pendaftaran pasien 5-10 menit;

·         Respon time penyediaan Berkas Rekam Medis rawat jalan < 10 menit;

·         Respon time penyediaan Berkas Rekam Medis rawat inap < 15 menit;

      Respon time penyediaan resume medis pasien untuk keperluan klaim asuransi < 7 hari;

1.    Sesuai Peraturan Daerah Kabupaten Lumajang Nomor 1 Tahun 2024 Tentang Pajak Daerah dan Retribusi Daerah

2.    Pasien BPJS tidak dipungut biaya / Gratis

3.    RSUD Pasirian tidak menerima suap dan/atau gratifikasi dalam bentuk apapun, jika terdapat potensi suap atau gratifikasi silahkan laporkan melalui nomor pengaduan 082232694475 (Reni Puspita Sari, S.KM) dan web pengaduan https://rsudpasirian.lumajangkab.go.id/

Produk Pelayanan Rekam medis • Pelayanan Pendaftaran pasien rawat jalan/rawat inap/IGD; • Pelayanan Berkas Rekam Medis pasien rawat jalan/rawat inap; • Pelayanan pembuatan resume medis pasien untuk keperluan klaim asuransi; • Pelayanan penyediaan peminjaman berkas rekam medis untuk keperluan tertentu.

Pengaduan, Saran, dan Masukan dapat disampaikan melalaui :

1.    Petugas : Tim Pelayanan Pengaduan RSUD Pasirian / Koordinator Pengaduan (Reni Puspita Sari, S.KM)

2.    Contact Person : 082232694475 (SMS, Telepon, Whatsapp)

3.    Survey Kepuasan Masyarakat : https://cutt.ly/sxlo9Tc 

4.    Media sosial 

·         Website: https://rsudpasirian.lumajangkab.go.id/

·         Instagram : @rsud_pasirian

·         Facebook : Rsud Pasirian Lumajang