1. Surat Permohonan Penetapan Status Penggunaan
2. Fotokopi Dokumen Kepemilikan berupa sertipikat
3. Fotokopi Ijin Mendirikan Bangunan (IMB)
4. Fotokopi dokumen perolehan
5. Fotokopi dokumen perolehan lainnya, seperti Berita Acara Serah Terima (BAST) perolehan barang
6. Surat pernyataan dari pejabat yang berwenang yang menyatakan kebenaran fotokopi dokumen
7. Fotokopi dokumen kepemilikan lain seperti Akta Jual Beli, Girik, Letter C, BAST, atau legder jalan terkait perolehan barang apabila BMN berupa Tanah belum bersertipikat
8. Surat Pernyataan Tanggung Jawab bermaterai cukup dari pejabat yang berwenang yang menyatakan bahwa tanah digunakan dalam penyelenggaraantugas dan fungsi Kementerian/Lembaga apabila BMN berupa Tanah belum bersertipikat
9. Surat keterangan dari Lurah/Camat yang memperkuat pernyataan bahwa tanah digunakan dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi serta surat permohonan pendaftaran hak atas tanah dari Kantor Pertanahan, jika ada

1. Pengguna barang mengajukan permohonan penetapan status penggunaan Barang Milik Negara dengan melampirkan dokumen persyaratan kepada Kepala KPKNL.
2. KPKNL melakukan penelitian atas kelengkapan berkas, konfirmasi, klarifikasi, dan/atau pelaksanaan pengecekan lapangan atas permohonan penetapan status penggunaan BMN.
3. KPKNL menerbitan Surat keputusan penggunaan BMN dan menyampaikannya kepada Pengguna Barang.

a. Dalam hari kerja yang sama (same day service), jika dokumen diterima sampai dengan pukul 15.00 WITA dan jumlah BMN dalam permohonan sampai dengan 10 NUP serta dinyatakan lengkap; atau

 b. 1 (satu) hari kerja, jika di luar ketentuan dimaksud pada huruf a.

Tidak dipungut biaya

Keputusan Penetapan Status Barang Milik Negara.

Mekanisme pengelolaan pengaduan di lingkungan KPKNL Bima adalah sebagai berikut.

a. Pengguna jasa menyampaikan pengaduan mengenai kualitas pelayanan (prosedur, waktu dan biaya pelayanan, kondisi kantor, dan sikap petugas yang memberikan pelayanan ke kotak pengaduan atau media lain yang telah ditetapkan.

b. Petugas layanan atau pengawas yang bertugas pada saat itu mencatat, mengumpulkan informasi, membuat laporan, dan menyampaikan kepada Seksi Kepatuhan Internal.

c. Kepala Seksi Kepatuhan Internal melakukan verifikasi dan selanjutnya apabila:

1) ada indikasi kebenaran pengaduan, maka Kepala Seksi Kepatuhan Internal melaporkan kepada Kepala Kantor mengenai hasil verifikasi dan rekomendasi tindak lanjut terhadap pengaduan tersebut serta menyampaikan konsep surat tanggapan pengaduan pengguna jasa. Selanjutnya Kepala Kantor melakukan tindakan dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan sesuai dengan pengaduan.

2) tidak ada indikasi kebenaran pengaduan, maka Kepala Seksi Kepatuhan Internal melaporkan kepada Kepala Kantor mengenai hasil verifikasi terhadap pengaduan tersebut sekaligus menyampaikan konsep surat tanggapan pengaduan Kepala Kantor kepada pengguna jasa.

d. Pengguna jasa menerima surat tanggapan dari KPKNL Bima.