1. Data usulan sewa, antara lain: Dasar pertimbangan dilakukan sewa, Usulan jangka waktu penyewaan termasuk periodesitas sewa, Usulan besaran sewa
2. Surat Usulan Sewa dari Calon Penyewa kepada Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang
3. Data BMN yang diusulkan untuk disewakan yang meliputi:
4. Foto dan Gambar BMN berupa gambar lokasi dan/atau site plan tanah dan/atau bangunan yang akan disewakan serta foto bangunan dan bagian bangunan yang akan disewakan
5. Kuantitas BMN berupa luas tanah dan/atau bangunan keseluruhan beserta luas yang akan disewakan; nilai perolehan BMN keseluruhan beserta nilai perolehan yang akan disewakan
6. Dokumen terkait BMN yang disewakan berupa:
7. Fotokopi Salinan Keputusan Penetapan Status Penggunaan Barang Milik Negara
8. Fotokopi Sertipikat Kepemilikan untuk tanah dan Izin Mendirikan Bangunan (IMB) untuk bangunan
9. Dalam hal belum memiliki bukti kepemilikan (sertipikat/IMB), dapat diganti dengan Fotokopi akta jual beli, girik, letter C, Berita Acara Serah Terima terkait perolehan barang, atau Surat Keterangan bangunan dari Instansi berwenang, atau Surat Pernyataan Tanggung Jawab Bermaterai Cukup dari pimpinan satuan kerja di Kementerian/Lembaga bersangkutan yang menyatakan bahwa tanah tersebut benar-benar dimiliki oleh Kementerian/Lembaga tersebut
10. Kartu Identitas Barang dan Laporan Kondisi Barang Cetakan SIMAK BMN
11. Data calon penyewa yang berisi nama, alamat, bentuk kelembagaan, jenis kegiatan usaha, NPWP, Fotokopi Surat Izin Usaha/Tanda Izin Usaha atau sejenis untuk calon penyewa yang berbentuk usaha
12. Fotokopi NPWP
13. Fotokopi Surat Izin Usaha/Tanda Izin Usaha atau sejenis untuk calon penyewa yang berbentuk usaha
14. Surat Pernyataan dari Pengguna Barang bahwa BMN yang disewakan tidak sedang digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi Kementerian/Lembaga serta penyewaan BMN tidak akan mengganggu pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian/Lembaga
15. Surat Kesediaan dari Calon Penyewa untuk menjaga dan memelihara BMN serta mengikuti ketentuan yang berlaku untuk menjaga dan memelihara BMN serta mengikuti ketentuan yang berlaku selama jangka waktu sewa. Dalam hal usulan sewa yang diajukan oleh Pengguna Barang bukan berdasasrkan permohonan dari Calon Penyewa, maka usulan sewa kepada Pengelola Barang tidak perlu disertai surat pernyataan dari calon penyewa tersebut

1. Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang menyampaikan surat permohonan beserta dokumen kelengkapan kepada KPKNL Tarakan
2. KPKNL Tarakan melakukan verifikasi kelengkapan berkas, apabila masih terdapat kekurangan, akan diterbitkan Surat Permintaan Kelengkapan Dokumen atau Berita Acara Tambahan Kebutuhan Dara (BATKD)
3. Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang melengkapi berkas sesuai dengan persyaratan
4. KPKNL Tarakan melakukan penilaian untuk memperoleh nilai wajar sewa
5. KPKNL Tarakan menerbitkan Surat Persetujuan/Penolakan Sewa BMN kepada Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang

Pembagian Norma Waktu:

a. Jumlah objek BMN dimohonkan 1 s.d. 50 norma waktu 25 hari kerja

b. Jumlah objek BMN dimohonkan 50 s.d. 100 norma waktu 27 hari kerja

c. Jumlah objek BMN dimohonkan diatas 100 norma waktu 29 hari kerja

Keterangan:

a. Norma waktu dimulai pada saat dokumen permohonan sewa BMN diterima oleh Kepala Kantor

b. Norma waktu perhitungan akan dihentikan sementara waktu pada saat terdapat permintaan kelengkapan data/informasi atau diterbitkan Berita Acara Tambahan Kebutuhan Data (BATKD). Norma waktu dilanjutkan kemballi dalam hal Pemohon telah menyampaikan kelengkapan data/informasi atau menyampaikan tambahan kebutuhan data sebagaimana BATKD

c. Apabila Pemohon tidak melengkapi berkas permohonan dalam kurun waktu 20 hari kerja, maka dokumen permohonan akan dikembalikan

Tidak dipungut biaya

Surat Penetapan Persetujuan/Penolakan sewa BMN

Mekanisme pengelolaan pengaduan di lingkungan KPKNL sebagai berikut:

1. Pengguna jasa menyampaikan pengaduan mengenai kualitas pelayanan (prosedur, waktu dan biaya pelayanan, kondisi kantor, dan sikap petugas yang memberikan pelayanan) ke kanal pengaduan yang disediakan
2. Petugas layanan atau pengawas yang bertugas pada saat itu mencatat, mengumpulkan informasi, membuat laporan, dan menyampaikannya kepada Seksi Kepatuhan Internal
3. Kepala Seksi Kepatuhan Internal melakukan verifikasi dan selanjutnya apabila: 

• Ada indikasi kebenaran pengaduan, maka Kepala Seksi Kepatuhan Internal melaporkan kepada Kepala KPKNL mengenai hasil verifikasi dan rekomendasi tindak lanjut terhadap pengaduan tersebut serta menyampaikan konsep surat tanggapan pengaduan pengguna jasa. Selanjutnya Kepala KPKNL melakukan tindakan dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan sesuai dengan pengaduan
• Tidak ada indikasi kebenaran pengaduan, maka Kepala Seksi Kepatuhan Internal melaporkan kepada Kepala KPKNL mengenai hasil verifikasi terhadap pengaduan tersebut dan menyampaikan konsep surat tanggapan pengaduan kepada pengguna jasa

      4. Pengguna jasa menerima surat tanggapan dari KPKNL