1. Formulir permohonan pengembalian.
2. Fotokopi dokumen yang menjadi dasar pengembalian
3. Fotokopi identitas pemohon
4. Fotokopi bukti penerimaan negara atau bukti pembayaran
5. Dokumen pendukung
6. Surat pernyataan bahwa bea masuk, bea keluar, sanksi administrasi berupa denda, dan/atau bunga yang diminta pengembaliannya belum pernah diberikan pengembalian
7. Surat kuasa pengurusan pengembalian, dalam hal dikuasakan
8. Surat keterangan dari bank bahwa rekening penerima pengembalian masih aktif
9. Dokumen lain yang dapat memperkuat alasan permohonan
10. Dalam hal permohonan pengembalian atas impor barang yang mendapatkan pembebasan atau keringanan bea masuk: 1) surat pernyataan dari penerima pembebasan atau keringanan bea masuk yang menerangkan bahwa yang melakukan importasi adalah importir yang bukan penerima pembebasan atau keringanan bea masuk; dan 2) fotokopi kontrak kerja antara penerima pembebasan atau keringanan bea masuk dengan importir yang melakukan importasi.

1. Pemohon (Pihak yang Berhak) mengajukan permohonan pengembalian kepada Kepala Kantor tempat penyelesaian kewajiban pabean dengan menggunakan formulir sesuai dengan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran I Peraturan Menteri Keuangan No. 274/PMK.04/2014 dilengkapi dengan dokumen pendukung
2. Pelaksana menerima dokumen dan meneliti persyaratan formil yang meliputi: 1) kesesuaian format dan pengisian surat permohonan; dan 2) kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan.
3. Dalam hal permohonan tidak memenuhi persyaratan formal, Pelaksana segera mengembalikan dokumen kepada pemohon.
4. Dalam hal permohonan memenuhi persyaratan formal segera diterbitkan tanda terima dan disampaikan kepada pemohon.
5. Kepala Kantor mendisposisikan permohonan tersebut secara berjenjang sehingga sampai kepada Pelaksana.
6. Pelaksana memberikan tanda pada database pengembalian bahwa atas pembayaran penerimaan negara sedang diajukan permohonan pengembalian.
7. Dalam hal Pihak yang Berhak sudah mengajukan permohonan pengembalian tetapi surat penetapan belum diterbitkan, Kepala Kantor menerbitkan surat penetapan atau membuat surat permintaan tertulis kepada Pejabat Bea dan Cukai yang berwenang melakukan penetapan untuk menerbitkan surat penetapan
8. Dalam hal Pihak yang Berhak sudah mengajukan surat permohonan pengembalian tetapi salinan putusan Pengadilan Pajak atau salinan putusan Pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap belum diterima oleh KPPBC Tipe Madya Pabean B, Kepala Kantor membuat surat pemberitahuan kepada Ketua Pengadilan Pajak atau Ketua Pengadilan yang menerbitkan keputusan
9. Pelaksana melakukan penelitian materiil, yang meliputi: 1) penelitian terhadap database pengembalian untuk mengetahui bahwa bea masuk, bea keluar, sanksi administrasi berupa denda, dan/atau bunga yang diajukan pengembalian belum pernah diberikan pengembalian; 2) penelitian atas dokumen yang menjadi dasar pengembalian apakah telah sesuai dengan yang diajukan permohonan; 3) penelitian atas bukti penerimaan negara atau bukti pembayaran apakah telah sesuai dengan yang diajukan permohonan; 4) penelitian atas kesesuaian data antara jumlah yang dimintakan pengembalian, dokumen dasar pengembalian, dan bukti penerimaan negara; 5) penelitian atas setoran bea masuk, bea keluar, sanksi adminsitrasi berupa denda, dan/atau bunga yang dimintakan pengembalian sudah disetorkan ke rekening kas negara dengan melakukan pengecekan pada Sistem Penerimaan Negara dan/atau meminta konfirmasi kepada KPPN. a. Dalam hal penelitian atas kebenaran setoran dilakukan melalui Sistem Penerimaan Negara, Pelaksana melampirkan bukti screenshot Sistem Penerimaan Negara pada dokumen permohonan; b. Dalam hal penelitian atas kebenaran setoran dilakukan dengan konfirmasi kepada KPPN, Kepala Kantor menyampaikan konsep surat permintaan konfirmasi kepada Kepala KPPN. 6) penelitian atas rekening penerima pengembalian; 7) penelitian atas Tunggakan Utang Pihak yang Berhak dilakukan dengan melihat catatan piutang pada aplikasi Sistem Komputer Pelayanan (SKP) dan/atau database piutang lain. Jika telah dilakukan penelitian atas tunggakan utang melalui Sistem Komputer Pelayanan, Pelaksana melampirkan bukti screenshot hasil pencarian pada aplikasi Sistem Komputer Pelayanan dan/atau database piutang lain pada dokumen permohonan. 8) kesesuaian atas jumlah dan jenis barang yang mendapatkan pembebasan atau keringanan bea masuk, dalam hal pengembalian atas impor barang yang mendapatkan pembebasan atau keringanan bea masuk.
10. Dalam hal saat permohonan diajukan Pihak yang Berhak memiliki tunggakan utang atau akan timbul tunggakan utang dalam jangka waktu 30 (hari) sejak permohonan diajukan, permohonan pengembalian tidak memenuhi persyaratan materiil.
11. Dalam hal, permohonan pengembalian tidak memenuhi persyaratan materiil Pelaksana membuat konsep surat penolakan dan disampaikan kepada Kepala Seksi Perbendaharaan.
12. Kepala Subseksi Administrasi Manifes menerima, meneliti, dan memaraf konsep Nota Dinas Penelitian Lebih Lanjut kemudian menyampaikan kepada Kepala Seksi Perbendaharaan.
13. Dalam hal permohonan memenuhi persyaratan materiil, Pelaksana membuat konsep Surat Keputusan Pengembalian dan disampaikan kepada Kepala Seksi Perbendaharaan
14. Kepala Seksi Penerimaan dan Pengembalian meneliti dan memberikan paraf pada Surat Penolakan atau Surat Keputusan Pengembalian, kemudian menyampaikan kepada Kepala Kantor.
15. Kepala Kantor menandatangani Surat Penolakan atau Surat Keputusan Pengembalian, kemudian menyampaikan kepada Pelaksana Tata Usaha.
16. Surat Penolakan atau Surat Keputusan Pengembalian kepada Pemohon.
17. Surat Keputusan Pengembalian disampaikan ke Pemohon, sedangkan salinan disampaikan kepada Direktur Jenderal Bea dan Cukai u.p. Direktur Penerimaan dan Perencanaan Strategis, KPPN, Kantor Wilayah DJBC, dan KPPBC Tipe Madya Pabean B.
18. Berdasarkan Surat Keputusan Pengembalian, Pelaksana membuat Surat Perintah Membayar kemudian disampaikan secara berjenjang sampai dengan Kepala Kantor/Pejabat yang ditunjuk untuk ditandatangan.
19. Kepala Kantor/Pejabat yang ditunjuk menandatangani Surat Perintah Membayar.
20. Surat Perintah Membayar disampaikan kepada Kepala KPPN
21. Pelaksana melakukan input data pengembalian pada database pengembalian KPPBC Tipe Madya Pabean B dan memberikan tanda bahwa atas pembayaran tersebut telah diberikan pengembalian.

Surat Penolakan atau Keputusan Pengembalian Bea Masuk, Bea Keluar, Sanksi Administrasi Berupa Denda, dan/atau Bunga Di Bidang Kepabeanan atau Surat Perintah Membayar