• Warga Negara Indonesia

  1. Kartu Identitas (KTP/Kartu Pelajar/KTM/SIM atau kartu identitas lainnya yang masih berlaku)
  2. Surat permohonan/ surat ijin penelitian dari Perguruan tinggi untuk mahasiswa, instansi atau lembaga asal
  3. Bagi pengguna yang meminjam atau mereproduksi arsip yang bersifat tertutup atau yang dikecualikan wajib menyerahkan surat ijin penggunaan dari Gubernur DIY dan atau pencipta arsip
  4. Melakukan pengisian data di buku tamu
  5. Mengisi formulir penggandaan arsip
  6. Mematuhi Tata Tertib Layanan Arsip

• Warga Negara Asing

  1. Kartu Identitas (Passport atau Kartu identitas lain yang masih berlaku)
  2. Surat ijin penelitian dari instansi atau lembaga yang berwenang
  3. Bagi pengguna yang meminjam atau mereproduksi arsip yang bersifat tertutup atau yang dikecualikan wajib menyerahkan surat ijin penggunaan dari Gubernur DIY dan atau pencipta arsip
  4. Melakukan pengisian data di buku tamu
  5. Mengisi formulir penggandaan arsip
  6. Mematuhi Tata Tertib Layanan Arsip

1. Pengguna datang ke ruang layanan arsip dan membawa kartu identitas
2. Pengguna menyimpan barang bawaan yang tidak diperkenankan dibawa ke ruang layanan ke dalam loker penitipan yang telah disediakan
3. Petugas layanan menerima pengguna, menanyakan keperluannya dan memandu pengisian buku tamu
4. Pengguna menyerahkan surat pengantar atau surat ijin baik dari pribadi, universitas, instansi ataupun perusahaan swasta tentang keperluannya. (Jika ada)
5. Petugas layanan (Penelusur/penyaji) memandu pengguna dalam melakukan penelusuran arsip.
6. Pengguna menelusuri arsip dengan cara: 1. Manual menggunakan Daftar/Senarai Arsip Statis, Inventaris Arsip, Guide Arsip dan Naskah Sumber Arsip 1. Elektronik menggunakan aplikasi SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis), JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) dan atau Media Akses.
7. Pengguna mengisi Formulir Penggandaan/Reproduksi arsip dan menyerahkan ke petugas layanan.
8. Petugas layanan arsip menerima formulir penggandaan arsip yang telah diisi dan ditandatangani oleh pengguna
9. Petugas menggandakan/mereproduksi arsip sesuai dengan pesanan di formulir dan melegalisir hasil reproduksi/penggandaan arsip.
10. Petugas memberikan hasil reproduksi/penggandaan arsip kepada pengguna
11. Pengguna menerima arsip hasil penggandaan/reproduksi dan membayar biaya penggandaan/reproduksi sesuai dengan tariff yang ditentukan.

Arsip kertas : 1 x 24 jam 

Arsip foto : 2 x 24 jam 

Arsip rekaman suara : 2 x 24 jam 

Arsip Kartografi : 2 x 24 jam 

 Arsip Audio Visual : 2 x 24 jam

Tarif layanan diatur dalamPeraturan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 11 Tahun 2023 Tentang Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah

Reproduksi/penggandaan arsip untuk pengguna

1. Kotak saran
2. SMS/WA Pengaduan ke 081329090606
3. Telepon (0274) 5018820, 5021980, Fax (0274) 5021490
4. Email: dpad@jogjaprov.go.id
5. Instagram: @dpaddiy 

*) Penanggung jawab tindak lanjut dari penanganan pengaduan, saran dan masukan adalah pejabat struktural sebagai berikut:

1. Kepala Sub Bagian Umum
2. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Statis
3. Kepala Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Informasi
4. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan