1. User bersurat /datang secara langsung baik Instansi/Lembaga/masyarakat mendaftar, ke unit layanan arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
2. Melakukan pengisian data di buku tamu
3. Mengisi formulir penggandaan arsip
4. Mematuhi Tata Tertib Layanan Arsip

1. Pemilik arsip datang ke unit layanan arsip DPAD DIY dan diterima oleh petugas layanan
2. Pemilik arsip menyelesaikan semua persyaratan dan mengisi formulir untuk perawataan arsip/alih media arsip dan menyerahkan arsip yang akan dialih media/scan
3. Petugas layanan menerima arsip yang akan discan/dialih media dan mencatat dalam buku catatan pembukuan arsip
4. Petugas layanan menyerahkan arsip yang akan discan/dialih media ke petugas alih media
5. Petugas alih media arsip melakukan penghitungan arsip
6. Arsip discan/dialih media
7. Setelah selesai discan/dialih media, petugas alih media arsip menghubungi petugas layanan arsip dan menyerahkan arsip yang telah discan/dialih media dan mencatat dalam buku catatan pembukuan alih media arsip
8. Petugas layanan arsip menghubungi pemilik arsip dan memberi tahu biaya yang diperlukan
9. Pemilik arsip datang ke unit layanan untuk mengambil arsipnya dengan menunjukan formulir perawatan arsip
10. Petugas mengambil dan memberikan arsip yang telah selesai discan/dialih media sesuai dengan formulir yang ditunjukan pemilik arsip dan mencatat di formulir pengambilan arsip
11. Pemilik arsip menerima arsipnya dan menandatangani formulir pengambilan arsip serta membayar biaya jasa scanning sesuai tariff yang telah ditentukan
12. Petugas layanan menerima biaya jasa scanning arsip dan memberikan kwitansi kepada pemilik arsip.

Arsip kertas : 1 x 24 jam 

Arsip foto : 2 x 24 jam 

Arsip rekaman suara : 2 x 24 jam 

Arsip Kartografi : 2 x 24 jam 

 Arsip Audio Visual : 2 x 24 jam

Tarif layanan diatur dalamPeraturan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 11 Tahun 2023 Tentang Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah

Scannig Arsip, Alih Media Arsip

1. Kotak saran 
2. SMS/WA Pengaduan ke 081329090606 
3. Telepon (0274) 5018820, 5021980, Fax (0274) 5021490 
4. Email: dpad@jogjaprov.go.id 
5. Instagram: @dpaddiy
   

*) Penanggung jawab tindak lanjut dari penanganan pengaduan, saran dan masukan adalah pejabat struktural sebagai berikut:

1. Kepala Sub Bagian Umum
2. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Statis
3. Kepala Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Informasi
4. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan