• Warga Negara Indonesia

  1. Kartu Identitas (KTP/Kartu Pelajar/KTM/SIM atau kartu identitas lainnya yang masih berlaku)
  2. Surat permohonan/ surat ijin penelitian dari Perguruan tinggi untuk mahasiswa, instansi atau lembaga asal.
  3. Bagi pengguna yang meminjam arsip yang bersifat tertutup/yang dikecualikan wajib menyerahkan surat ijin penggunaan dari Gubernur DIY dan atau pencipta arsip
  4. Melakukan pengisian data di buku tamu
  5. Mengisi formulir peminjaman arsip
  6. Mematuhi Tata Tertib Layanan Arsip

• Warga Negara Asing.

  1. Kartu Identitas (Passport atau Kartu identitas lain yang masih berlaku)
  2. Surat ijin penelitian dari instansi atau lembaga yang berwenang
  3. Bagi pengguna yang meminjam arsip yang bersifat tertutup/yang dikecualikan wajib menyerahkan surat ijin penggunaan dari Gubernur DIY dan atau pencipta arsip
  4. Melakukan pengisian data di buku tamu
  5. Mengisi formulir peminjaman arsip
  6. Mematuhi Tata Tertib Layanan Arsip

1. Pengguna datang ke ruang layanan arsip dan membawa kartu identitas
2. Pengguna menyimpan barang bawaan yang tidak diperkenankan dibawa ke ruang layanan ke dalam loker penitipan yang telah disediakan
3. Petugas layanan menerima pengguna, menanyakan keperluannya dan memandu pengisian buku tamu
4. Pengguna menyerahkan surat pengantar atau surat ijin baik dari pribadi, universitas, instansi ataupun perusahaan swasta tentang keperluannya. (Jika ada)
5. Petugas layanan (Penelusur/penyaji) memandu pengguna dalam melakukan penelusuran arsip.
6. Pengguna menelusuri arsip dengan cara: 1. Manual menggunakan Daftar/Senarai Arsip Statis, Inventaris Arsip, Guide Arsip dan Naskah Sumber Arsip 2. Elektronik menggunakan aplikasi SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis), JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) dan atau Media Akses
7. Pengguna mengisi Formulir Peminjaman arsip dan menyerahkan ke petugas layanan
8. Petugas layanan arsip menerima formulir peminjaman arsip yang telah diisi dan ditandatangani oleh pengguna.
9. Petugas layanan arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada petugas transit arsip
10. Petugas transit arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada petugas depo
11. Petugas depo mencari arsip di ruang penyimpanan arsip dan mencatat arsip yang dipesan dalam buku kendali arsip dan melampirkan kendali peminjaman arsip pada sampul arsip yang dipesan.
12. Petugas transit menerima dan mencatat arsip yang datang dari petugas depo, dan memberi tanda tangan pada lampiran kendali peminjaman arsip kemudian menyerahkan arsip ke petugas layanan
13. Petugas layanan arsip menandatangani lampiran kendali peminjaman arsip pada baris “peminjaman arsip (Saat menerima arsip) kemudian menyerahkan arsip kepada pengguna untuk dibaca di ruang baca
14. Pengguna arsip membaca arsip yang dipesan di ruang baca.
15. Petugas mengawasi penggunaan arsip di ruang layanan
16. Ketentuan khusus: *) Pengguna dilarang mengubah susunan arsip, mencoret atau memberi tanda pada arsip dan mengambil gambar dan scanning pada arsip asli ataupun hasil alih media (digital). *) Arsip hanya dapat dibaca di ruang baca

+ 5 menit per berkas

Tidak dipungut biaya

Membaca arsip tekstual, foto, kartografi di ruang baca dan preview film/audio visual/rekaman suara

1. Kotak saran dan masukan
2. SMS/WA Pengaduan ke 081329090606
3. Telepon (0274) 5018820, 5021980, Fax (0274) 5021490
4. Email: dpad@jogjaprov.go.id
5. Instagram: @dpaddiy
   

*) Penanggung jawab tindak lanjut dari penanganan pengaduan, saran dan masukan adalah pejabat struktural sebagai berikut:

1. Kepala Sub Bagian Umum
2. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Statis
3. Kepala Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Informasi
4. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan