1. Surat Permohonan Proses Pemilihan Pengadaan Barang dan Jasa dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
2. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/ Spesifikasi Teknis
3. Dokumen Anggaran Belanja (DPA)/ Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang telah ditetapkan
4. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) termasuk Biaya Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan Konstruksi (SMKK) pada HPS untuk konstruksi
5. Rincian nilai Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
6. Surat Keputusan Penunjukan PPK
7. Tatakala
8. Dokumen Rencana Umum Pengadaan (RUP)
9. Rancangan Kontrak (Draft Surat Perjanjian)
10. Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK), dan Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK)
11. DetailEngineering Design (DED) untuk Pengadaan Konstruksi, Survei Barang untuk Pengadaan Barang, Gambar
12. Pernyataan Penetapan Tingkat Risiko Keselamatan Konstruksi untuk Pengadaan Konstruksi.

1. OPD/PPKom mengajukan Surat Permohonan Proses Persiapan Pengadaan Barang/Jasa pada aplikasi Jogja Smart Service (JSS) disertai dengan kelengkapan dokumen persiapan pengadaan ke Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
2. Pengadministrasian Umum menerima dan memeriksa kelengkapan berkas sesuai dengan checklist: a) Jika berkas lengkap, dilanjutkan dengan melaporkan surat permohonan tersebut kepada Kepala Bagian PBJ. b) Jika berkas tidak lengkap, berkas dikembalikan kepada OPD/ PPKom untuk dilengkapi.
3. Dilakukan Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan oleh Tim Reviu Persiapan: a) Jika reviu belum final, dilanjutkan dengan Reviu Dokumen Persiapan lanjutan. b) Jika reviu sudah final, dilanjutkan Reviu Pemilihan.
4. OPD/PPKom mengajukan Surat Permohonan Proses Pemilihan Pengadaan Barang/Jasa pada aplikasi JSS disertai dengan kelengkapan dokumen pemilihan ke Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
5. Pengadministrasian Umum menerima Surat Permohonan Proses Pemilihan dan meneruskan ke Kepala Bagian PBJ
6. Kepala Bagian PBJ menerima Surat Permohonan Proses Pemilihan dan mendisposisi kepada Sub Koordinator Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa
7. Sub Koordinator Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa memberikan usulan Pokja Pemilihan ke Kepala Bagian PBJ
8. Kepala Bagian PBJ menetapkan Pokja Pemilihan
9. Pokja Pemilihan melaksanakan proses pemilihan
10. Setelah proses pemilihan selesai, dilanjutkan dengan proses pelimpahan kembali ke OPD/PPKom

Jangka waktu penyelesaian proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah adalah:

1. 7 (tujuh) hari untuk ptoses penerimaan surat permohonan proses persiapan pengadaan barang/jasa sampai dengan proses reviu dokumen persiapan pengadaan barang/jasa.
2.  2 (dua) hari untuk proses penerimaan surat permohonan pemilihan sampai dengan penetapan pokja pemilihan.
3. Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah dari Pengumuman sampai dengan penyampaian Berita Acara Hasil Pemilihan (BAHP)

• Tender: 30 (tiga puluh) Hari Kerja (HK);
• Seleksi: 55 (lima puluh lima) Hari Kerja (HK);
• Tender Cepat: 10 (sepuluh) Hari Kerja (HK).

Tidak dipungut biaya

Pemenang Pengadaan Barang/ Jasa

Penanganan aduan akan diteruskan kepada Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) yaitu Inspelrtorat Kota Yograkarta.