1. 1. Surat permohonan pengembalian dari pihak yang berhak.
2. 2. Fotokopi dokumen yang menjadi dasar pengembalian. Dalam hal Pihak yang Berhak sudah mengajukan permohonan pengembalian tetapi surat penetapan belum diterbitkan, Kepala Kantor menerbitkan surat penetapan atau menyiapkan Nota Dinas permintaan tertulis kepada Pejabat Bea dan Cukai yang berwenang melakukan penetapan untuk menerbitkan surat penetapan.
3. 3. Fotokopi identitas pemohon.
4. 4. Bukti penerimaan negara atau bukti pembayaran.
5. 5. Dokumen pendukung.
6. 6. Surat pernyataan bahwa bea masuk, bea keluar, sanksi administrasi berupa denda, dan/atau bunga yang diminta pengembaliannya belum pernah diberikan pengembalian.
7. 7. Surat kuasa pengurusan pengembalian, dalam hal dikuasakan.
8. 8. Surat pernyataan bank atau rekening koran bahwa rekening utuk menerima pengembalian Bea Masuk, Bea Keluar, Sanksi Administrasi berupa Denda dan/atau Bunga masih aktif (dalam hal diperlukan, melakukan korespondensi kepada Bank terkait nomor rekening untuk menerima pengembalian).
9. 9. Fotokopi Akta terakhir perusahaan/organisasi untuk pemohon berbentuk Perseroan atau badan usaha lainnya, yayasan atau koperasi.
10. 10. Dokumen lain yang mendukung permohonan. Dalam hal permohonan pengembalian atas impor barang yang mendapatkan pembebasan atau keringanan bea masuk: a) surat pernyataan dari penerima pembebasan atau keringanan bea masuk yang menerangkan bahwa yang melakukan importasi adalah importir yang bukan penerima pembebasan atau keringanan bea masuk; dan b) fotokopi kontrak kerja antara penerima pembebasan atau keringanan bea masuk dengan importir yang melakukan importasi.

1. 1. Pelaksana/ PBC Mahir/Terampil/Pemula menerima permohonan pengembalian dan kelengkapannya dari pemohon, kemudian meneliti kelengkapan berkas permohonan sesuai persyaratan dan melakukan pemeriksaan formil yang meliputi: 1) kesesuaian format dan pengisian surat permohonan; dan 2) kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan. 2. Dalam hal permohonan tidak memenuhi persyaratan formil, Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula mengembalikan dokumen kepada pemohon, disertai alasan pengembalian berkas. 3. Dalam hal permohonan memenuhi persyaratan formil, Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula menerbitkan dan menyampaikan tanda terima kepada pemohon. 4. Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula memberikan nomor agenda dan menginput dalam database pengembalian/mencatat dalam buku bambu, kemudian meneruskan pada Kepala Seksi Perbendaharaan. 5. Kepala Seksi Perbendaharaan menerima, meneliti dan mendisposisi kepada PBC Ahli Pertama. 6. PBC Ahli Pertama menerima, meneliti dan mendisposisi/mendistribusikan kepada Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula. 7. Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula menerima, meneliti persyaratan kelengkapan dan kebenaran berkas permohonan. 1) Dalam hal berkas permohonan permohonan dan/atau kelengkapan terdapat kekurangan atau perlu dikonfirmasi kepada pemohon maka dimintakan data melalui telepon dan/atau membuat Surat Permintaan Data. a) yang diteliti dan diparaf oleh PBC Ahli Pertama, dan b) yang diteliti dan diparaf oleh Kepala Seksi Perbendaharaan, kemudian c) diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Kantor (dalam hal diperlukan, Kepala Kantor dapat melimpahkan penandatanganan kepada pejabat lain sesuai ketentuan yang berlaku). selanjutnya disampaikan kepada pemohon. Kemudian pemohon menyampaikan data yang diminta. 2) Dalam hal permohonan telah memenuhi persyaratan formil maka dilakukan pemeriksaan terhadap materi kebenaran dan kelengkapan berkas permohonan. 8. Terhadap permohonan pengembalian yang telah memenuhi persyaratan atau sedang menunggu permintaan data dipenuhi oleh pemohon Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula menyiapkan : 1) Konsep Nota Dinas Konfirmasi Keputusan Keberatan kepada Kepala Kantor Wilayah DJBC dalam hal pengembalian berasal dari keputusan keberatan yang diterbitkan Kepala Kantor Wilayah DJBC, a) yang dianalisis dan diparaf PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana), dan b) yang diteliti dan diparaf oleh Kepala Seksi Perbendaharaan, kemudian c) yang diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Kantor, (dalam hal diperlukan, Kepala Kantor dapat melimpahkan penandatanganan kepada pejabat lain sesuai ketentuan yang berlaku), 2) konsep Nota Dinas Permintaan Risalah Penetapan Tarif dan/atau Nilai Pabean kepada Pejabat Pemeriksa Dokumen dalam hal pengajuan pengembalian berasal dari Penetapan Pejabat Pemeriksa Dokumen, a) yang diteliti dan diparaf oleh PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana) kemudian, b) yang diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Seksi Perbendaharaan, kemudian, 3) konsep Nota Dinas Konfirmasi Reekspor untuk Bea Masuk atau Nota Dinas Konfirmasi Batal Ekspor/tidak jadi Ekspor untuk Bea Keluar kepada Kepala Seksi Pelayanan Kepabeanan dan Cukai dalam hal pengajuan pengembalian atas Barang Impor yang dilakukan Reekspor, a) yang diteliti dan diparaf oleh PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana), kemudian b) diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Seksi Perbendaharaan, 4) konsep Nota Dinas Permintaan Bantuan Konfirmasi/Keterangan kepada Kepala Seksi Penindakan dan Penyidikan dalam hal Pengajuan Pengembalian dikarenakan kesalahan tata usaha, a) yang dianalisis dan diparaf oleh PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana), kemudian b) diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Seksi Perbendaharaan, 5) konsep Nota Dinas Konfirmasi Nomor Transaksi Penerimaan Negara (NTPN) kepada Kepala KPPN, a) yang dianalisis dan diparaf PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana), dan b) yang diteliti dan diparaf oleh Kepala Seksi Perbendaharaan, kemudian c) yang diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Kantor, (dalam hal diperlukan, Kepala Kantor dapat melimpahkan penandatanganan kepada pejabat lain sesuai ketentuan yang berlaku), 9. Kepala Kantor menerima Nota Dinas jawaban konfirmasi NTPN dari KPPN dan/atau ND Jawaban Keputusan Keberatan dari Kepala Kantor Wilayah meneliti dan mendisposisi kepada Kepala Seksi Perbendaharaan. 10. Kepala Seksi Perbendaharaan menerima Nota Dinas jawaban konfirmasi NTPN dari KPPN dan/atau ND Jawaban Keputusan Keberatan dari Kepala Kantor Wilayah/ND Risalah Penetapan dari Pejabat Pemeriksa Dokumen/ND Kronologis Reekspor/Batal Ekspor dari Kepala Seksi Pelayanan Kepabeanan dan Cukai/ ND Konfirmasi/Keterangan dari Kepala Seksi Penindakan dan Penyidikan, dan mendisposisi kepada PBC Ahli Pertama. 11. PBC Ahli Pertama menerima, meneliti dan mendisposisi/mendistribusikan kepada Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula. 12. Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula melakukan penelitian materiil, yang meliputi: 1) Penelitian terhadap pemohon untuk memastikan bahwa pemohon adalah pihak yang berhak mengajukan permohonan pengembalian bea masuk, bea keluar, sanksi administrasi berupa denda, dan/atau bunga. 2) penelitian terhadap database pengembalian untuk mengetahui bahwa bea masuk, bea keluar, sanksi administrasi berupa denda, dan/atau bunga yang diajukan pengembalian belum pernah diberikan pengembalian; 3) penelitian atas dokumen yang menjadi dasar pengembalian apakah telah sesuai dengan yang diajukan permohonan; 4) penelitian atas bukti penerimaan negara atau bukti pembayaran apakah telah sesuai dengan yang diajukan permohonan; 5) penelitian atas kesesuaian data antara jumlah yang dimintakan pengembalian, dokumen dasar pengembalian, dan bukti penerimaan negara; 6) penelitian atas setoran bea masuk, bea keluar, sanksi adminsitrasi berupa denda, dan/atau bunga yang dimintakan pengembalian sudah disetorkan ke rekening kas negara dengan melakukan pengecekan pada Sistem Penerimaan Negara (melampirkan bukti screenshot Sistem Penerimaan Negara pada dokumen permohonan) dan/atau Nota Dinas Jawaban konfirmasi dari KPPN. 7) penelitian atas rekening penerima pengembalian, 8) penelitian atas Tunggakan Utang Pihak yang Berhak dengan melampirkan bukti screenshot hasil pencarian pada aplikasi Sistem Komputer Pelayanan dan/atau database piutang lain pada dokumen permohonan. 9) kesesuaian atas jumlah dan jenis barang yang mendapatkan pembebasan atau keringanan bea masuk, dalam hal pengembalian atas impor barang yang mendapatkan pembebasan atau keringanan bea masuk. 13. Pelaksana/ PBC Mahir/Terampil/Pemula : 1) Dalam hal terdapat tunggakan utang maka dilakukan permintaan data pelunasan kepada pemohon melalui telepon dan/atau menyiapkan surat permintaan pelunasan, a) yang dianalisis dan diparaf oleh PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana), dan b) yang diteliti dan diparaf oleh Kepala Seksi Perbendaharaan, kemudian c) diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Kantor, (dalam hal diperlukan, Kepala Kantor dapat melimpahkan penandatanganan kepada pejabat lain sesuai ketentuan yang berlaku). 2) Dalam hal penelitian materiil terdapat ketidaksesuaian menyiapkan konsep surat penolakan, a) yang dianalisis dan diparaf oleh PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana), dan b) yang diteliti dan diparaf oleh Kepala Seksi Perbendaharaan kemudian, c) diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Kantor, (dalam hal diperlukan, Kepala Kantor dapat melimpahkan penandatanganan kepada pejabat lain sesuai ketentuan yang berlaku). 3) Dalam hal tidak mempunyai tunggakan utang dan penelitian materiil sesuai, menyiapkan konsep Lembar Penelitian Pengembalian Bea Masuk dan Denda disertai Keputusan Pengembalian. 14. PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana) menerima, meneliti, menganalisis dan memaraf, kemudian menyampaikan kepada Kepala Seksi Perbendaharaan. 15. Kepala Seksi Perbendaharaan menerima, meneliti, menandatangani Lembar Penelitian Pengembalian Bea Masuk dan Denda d a n memaraf konsep Surat Penolakan atau Keputusan Pengembalian, kemudian menyampaikan kepada Kepala Kantor. 16. Kepala Kantor menerima Lembar Penelitian Pengembalian Bea Masuk dan Denda, meneliti dan menandatangani Surat Penolakan atau Keputusan Pengembalian dalam rangkap 4 (empat) kemudian menyampaikan kepada Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula. 17. Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula menerima, meneliti dan menyampaikan Surat Penolakan atau Keputusan Pengembalian kepada Pemohon, serta salinan Keputusan Pengembalian kepada Direktur Jenderal Bea dan Cukai u.p. Direktur Penerimaan dan Perencanaan Strategis, dan Kepala KPPN. 18. Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula melakukan entry database aplikasi SPM, serta menyiapkan konsep SPM, 1) yang dianalisis dan diparaf oleh PBC Ahli Pertama (dalam hal penyiapan bahan dilakukan oleh PBC Mahir/Terampil/Pemula atau Pelaksana), dan 2) yang diteliti dan diparaf oleh Kepala Seksi Perbendaharaan, kemudian, 3) diteliti dan ditandatangani oleh Kepala Kantor. 19. Pelaksana/PBC Mahir/Terampil/Pemula menyampaikan SPM kepada KPPN (lembar ke-1 dan ke-2) dan Pemohon (lembar ke-3).

a. Paling lama 30 (tiga puluh) hari sejak dokumen permohonan beserta lampirannya diterima secara lengkap dan benar sampai dengan diterbitkan Keputusan Pengembalian atau Surat Penolakan, 

 b. Jangka waktu sebagaimana huruf a tidak termasuk waktu yang diperlukan untuk konfirmasi setoran ke KPPN, dan penerbitan penetapan sebagai dasar pengembalian. 

 c. Dalam hal Pihak Yang Berhak sudah mengajukan permohonan pengembalian tetapi surat penetapan belum diterbitkan, Kepala Kantor menerbitkan surat penetapan atau membuat surat permintaan tertulis kepada Pejabat Bea dan Cukai yang berwenang melakukan penetapan untuk menerbitkan surat penetapan paling lama dalam jangka waktu 5 (lima) hari kerja terhitung sejak tanggal surat permohonan pengembalian diterima oleh KPPBC TMP Belawan.

 d. Kepala Kantor atau Pejabat Bea dan Cukai yang ditunjuk melakukan penelitian dan/atau konfirmasi atas kebenaran setoran terhadap data Sistem Penerimaan Negara secara elektronik dan/atau kepada Kepala KPPN terkait paling lama 5 (lima) hari kerja terhitung sejak permohonan diterima.

Tidak dipungut biaya

a. Keputusan Pengembalian atau Surat Penolakan. b.Surat Perintah Membayar (SPM),

1. Pengaduan, Saran, dan Masukan dapat disampaikan secara on line melalui Sistem Pengaduan Masyarakat (SIPUMA) di http;//www.beacukai.go.id/pengaduan.html atau ke email pengaduan.bcbelawan@gmail.com. 

 2. Pengaduan, saran, dan masukan langsung via saluran telepon ke 061-6940226 (Bea Cukai Belawan), faksimili 061-6944613, atau Whatsapp 0815 1150 0224 dan 0815 1150 0225 (Humas Bea Cukai Belawan). 

 3. Menyampaikan pengaduan, saran, dan masukan langsung melalui Seksi Kepatuhan Internal KPPBC TMP Belawan.