1. Mengisi Formulir F-2.01
2. Fotokopi surat kematian (asli surat kematian diperlihatkan) dari : • Surat kematian dari Dokter/Kepala Desa/Lurah atau yang disebut dengan nama lain; atau • Surat keterangan kepolisian bagi kematian seseorang yang tidak jelas identitasnya; atau • Salinan penetapan pengadilan bagi seseorang yang tidak jelas keberadaannya karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya; atau • Surat pernyataan kematian dari maskapai penerbangan bagi seseorang yang tidak jelas keberadaannya karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan; atau • Surat keterangan kematian dari Perwakilan Republik Indonesia bagi penduduk yang kematiannya di luar wilayah NKRI.
3. Fotokopi Kartu Keluarga dan KTP-el yang meninggal dunia
4. Fotokopi dokumen perjalanan Republik Indonesia bagi WNI bukan penduduk atau fotokopi dokumen perjalanan bagi Orang Asing (OA)
5. Pencatatan kematian bagi penduduk tidak terdaftar dalam KK dan dalam database kependudukan dilakukan melalui penetapan pengadilan
6. Dalam hal subjek akta tidak tercantum dalam KK dan database kependudukan melampirkan Surat Pernyataan Tanggungjawab Mutlak Kebenaran Kematian dan fotokopi bukti- bukti/dokumen-dokumen identitas subjek akta, seperti ijazah, akta perkawinan/buku nikah, surat keputusan pensiunan, foto nisan makam dan bukti-bukti dokumen sah lainnya yang menguatkan

1. Pemohon dipanggil menurut nomor antrian dan mendatangi meja pelayanan serta menyerahkan berkas untuk diverifikasi dan divalidasi oleh petugas pelayanan. Berkas yang dinyatakan lengkap di paraf oleh petugas dan diproses sementara yang tidak lengkap dikembalikan kepada pemohon
2. Petugas melakukan Penginputan dan Pencetakan Kartu Kendali serta Tanda Terima berkas kepada Pemohon, selanjutnya menyerahkan berkas terverifikasi ke Bidang PIAK
3. Bidang PIAK melakukan perekaman data dalam basis data kependudukan dan mengajukan permohonan sertifikasi Tanda Tangan Elektronik
4. Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil melakukan verifikasi dokumen secara elektronik dan/ atau manual
5. Kepala Dinas melakukan sertifikasi Tanda Tangan Elektronik
6. Bidang PIAK melakukan pencetakan Register dan Kutipan Akta Kematian, memeriksa hasil cetak Register dan Kutipan Akta Kematian, melakukan update status percetakan serta mencetak ekspedisi keluar dari Bidang PIAK untuk diteruskan ke Petugas Distribusi
7. Petugas distribusi Update kendali dan pencetakan ekspedisi Akta Kematian serta menyerahkannya kepada pemohon

24 (dua puluh empat) jam apabila :

• Jaringan dalam keadaan normal/baik
• Tidak ada gangguan teknis
• Listrik tidak padam
• Jumlah ASN yang dibutuhkan tersedia

Tidak dipungut biaya

Kutipan Akta Kematian

• Kotak saran/pengaduan
• Email : dukcapil@gunungsitolikota.go.id, 
• Email    :  dukcapil.gunungsitolikota@gmail.com
• Website : https://gunungsitolikota.go.id/disdukcapil
• Facebook: @facebook.com/disdukcapilgusit
• WA Dukcapil Kota Gunungsitoli/082214882610
• Kantor Dinas Dukcapil Kota Gunungsitoli