1. Dari Instansi atau Lembaga
2. Mengajukan Proposal yang memuat materi : a. Jenis dan nama kegiatan yang bersifat sportivitas, edukasi (mendidik), inovasi, kreativitas dan daya saing di bidang pendidikan/Ilmu Pengetahuan/Seni Budaya/Agama/Olahraga dan Teknologi. b. Waktu dan Tempat Pelaksanaan c. Tujuan/Sasaran Kegiatan d. Cakupan Wilayah Kegiatan e. Peserta kegiatan f. Rencana Anggaran g. Tingkat Kejuaraan yang akan dilombakan h. Jenis dan Peringkat Trophy yang diminta i. Tidak bermuatan politis j. Tidak mengandung komersial
3. Bersedia mengisi, menandatangani surat pernyataan dan melampirkan kartu identitas diri.

1. Pemohon mengajukan proposal yang telah ditandatangani oleh ketua penyelenggara dan mendapat persetujuan dari penanggung jawab tertinggi pada instansi pemohon dan ditujukan kepada Gubernur DIY.
2. Pemohon menyampaikan proposal melalui petugas penerimaan surat pada Sub Bagian Tata Persuratan dan Arsip minimal 1 (satu) bulan sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan dan akan mendapatkan bukti penyerahan proposal.
3. Proposal dari pemohon diteruskan ke pimpinan untuk mendapatkan disposisi dan akan ditindaklanjuti.
4. Petugas akan mencermati proposal yang masuk apakah layak atau tidak mendapatkan Trophy berdasarkan disposisipimpinan.

Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permohonan pengajuan trophy dan ijin pencantuman Nama Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta;

Tidak dipungut biaya

1) Trophy Gubernur untuk Juara Bergilir, Juara Umum, Juara I dan Juara II. 2) Rekomendasi Ijin Pencantuman Nama Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta.

a. Datang Langsung,
b. Kotak saran
c. email : roumum@jogjaprov.go.id
d. website : http://www.biroumum.jogjaprov.go.id
e. Telepon : (0274) 562811 / 1174