1. Surat dan kelengkapannya;
2. Arsip yang dipinjam (nama arsip, lama peminjaman) .

1. Surat diterima dan diteliti kelengkapan oleh Kepala Dinas.
2. Kepala Dinas membubuhkan disposisi
3. Surat ditindaklanjuti oleh Bidang/Seksi terkait.
4. Selanjutnya Pejabat terkait mempelajari dan memproses isi surat, kemudian berkoordinasi dengan Arsiparis dan menugaskan staf bidang kearsipan untuk mengetik konsep surat pengantar dan Berita Acara.
5. Melalui arahan Kepala Bidang/Seksi surat yang sudah dikonsep kemudian diketik untuk dibuatkan surat dimaksud sekaligus diberi penomoran.
6. Surat pengantar, Berita Acara Peminjaman kemudian ditandatangani oleh pihak ke 2 (dua).

1. Waktu  penyelesaian  proses peminjaman arsip sekitar 2 (dua ) hari  apabila semua unsur ada di tempat;
2. Jika unsure –unsur terkait tidak berada di tempat penyelesaian pelayanan maksimal 3(tiga) hari

Tidak dipungut biaya

Berita Acara Peminjaman Arsip (BAPA)

1. Pengaduan dapat dilakukan secara  tertulis  melalui surat yang ditujukan kepada: Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo Jl. Letjen Sutoyo no. 3;
2. Pengaduan, saran, masukan bisa melalui via:

• Fax. (0335) 424224
• Email : perpusarsipkotaprobolinggo@gmail.com